Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1.Rekisterinpitäjä ja rekisteri
Kiinteistöosakeyhtiö Wärtsilänkatu 61 (Y-tunnus 2462315-7)
Wärtsilänkatu 61
04440 Järvenpää
044 9881 749
kuntosali@foxcenter.fi

Yhteyshenkilö
Arto Kettunen
044 9881 749
kuntosali@foxcenter.fi

Tietosuojavastaava (tarvittaessa)
Arto Kettunen
044 9881 749
kuntosali@foxcenter.fi

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Sopimus toimii perusteena tietojen keräämiselle. Sopimukseen tarvitaan laskutusta varten nimi, syntymäaika, osoitetiedot, ja sähköpostiosoite. Laskut lähetetään joko sähköpostilla tai paperisena. Pyydämme kaikilta myös puhelinnumeron, jotta saamme jokaisen nopeasti kiinni tai lähetettyä tekstiviestin esimeriksi siinä tapauksessa, jos asiakkaalla on jäänyt salikortti salille tai muuta omaisuutta.
Sopimuksen allekirjoittamisella jäsen hyväksyy myös hänen treeniensä seurannan ja tallennuksen, jotta kuntokeskus pystyy määrittämään ruuhka-ajat sekä pääsee käyttämään saatua dataa erilaiseen analysointiin. Treenien seuranta tarkoittaa sitä, että kuntokeskus pystyy laskemaan keskiarvoajat ja -käynnit.

3. Rekisterin tietosisältö
Tiedot, tietoryhmät (kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja henkilötietoryhmistä sekä näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä)

Asiakkuuden aktivoimiseksi henkilön täytyy täyttää ja allekirjoittaa sopimus, jonka perusteella rekisteröinti järjestelmään tapahtuu. Sopimusta tehdessä kuntosalin henkilökunta kirjaa asiakkaan tiedot järjestelmään (WebKulkuri), jonka jälkeen asiakas voi itse vielä rekisteröityä samaan järjestelmään, josta hän pääsee tarkastelemaan omia tietojaan ja päivittämään niitä tarvittaessa. Rekisteröityjä henkilöitä ovat asiakkaat, yritykset sekä henkilökunta.

Seuraavat tiedot kerätään asiakkuutta perustaessa: Nimi, syntymäaika, osoitetiedot, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Näiden lisäksi asiakas sopimuksella vahvistaa maksutavat ja laskutusväylän. Tietoja käytetään seuraavasti:
Nimitiedot yksilöllistävät asiakkaan tiettyyn salikorttiin. Syntymäajalla ja henkilöllisyystodistuksella todennetaan henkilön soveltuvuus salin asiakkaaksi sekä todennetaan esimerkiksi eläkeläisyys. Osoitetietoja tarvitaan esimerkiksi laskutukseen, maksumuistutuksiin ja perintään. Sähköpostiosoitetta tarvitaan laskutukseen, asiakkaan informointiin sekä mahdolliseen yhteydenottoon. Puhelinnumero vaaditaan, jotta asiakas saadaan tarvittaessa kiinni, jos hänen omaisuuttaan löytyy salin tiloista tai esimerkiksi ryhmäliikuntatunti perutaan.

Kuntosalille on asennettu kamerat turvallisuussyistä. Kuntosalin henkilökunta ei seuraa kameroita jatkuvasti vaan silloin, kun epäillään väärinkäytöstä. Esimerkiksi sääntöjemme mukaan kortti on henkilökohtainen, eikä sillä saa päästää muista sisälle. Tätä asiaa sekä portin toimivuutta seuramme kameroista ajoittain. Kuvamateriaali ei säily arkistossa, vaan se tuhoutuu muutaman kuukauden kuluessa.

4. Tietolähteet
Järjestelmään syötetyt henkilötiedot perustuvat henkilön itse antamiin tietoihin ja tietojen päivityksiin.

5. Tietojen vastaanottajat

Asiakkaan tiedot ovat näkyvillä henkilökunnalle ja ainoastaan henkilökunta käsittelee niitä. Tarvittaessa kulunvalvontayhtiö tarkastelee yksittäisiä tietoja, jos asiakkaan rekisteröinnissä tai muussa asiakkuuden perustamisessa on ongelmia.

6. Tietojen säilytysaika (tai määrittämiskriteerit)

Sopimuksen päättymisen jälkeen henkilön sopimus toimitetaan tuhottavaksi ja asiakastiedot poistetaan rekisteristä kuuden kuukauden kuluttua päättymisestä.

7. Suojaus ja käsittelyn turvallisuus

Asiakkaan tiedot on suojattu palvelimessa yrityksen tunnusten avulla eikä ulkopuolisilla ole mahdollisuutta päästä käsiksi näihin tietoihin. Ainoastaan palvelun ylläpitäjä ja henkilökunta pääsevät tarkastelemaan tietojasi.

Verkossa tehtävä sopimus on suojattu verkkosivuston ylläpitäjän avulla.

8. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko (tarvittaessa)

Käytämme verkkosivustossamme evästeitä. Evästeiden avulla pystymme parantamaan palveluitamme sekä pystymme seuraamaan verkkosivustomme kävijämääriä. Jos et halua evästeiden jäävän selaimeesi, voit poistaa ne verkkoselaimen asetuksista. Käytämme evästeistä myös helpottaaksemme asiointia sivuillamme.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröityneenä jäsenenä sinulla on:

Oikeus saada pääsy tietoihin
Näet rekisteröityneenä käyttäjänä WebKulkurista omat tietosi ja tarvittaessa kuntosalin toimiston henkilökunta voi opastaa sinua tietojen löytämisessä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
WebKulkurin rekisteröityneenä käyttäjänä pääset muokkaamaan omia tietojasi. Kuntosalin henkilökunta voi myös erillisestä pyynnöstä korjata/oikaista tietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen
Jäsen voi halutessaan perua suostumuksensa esimerkiksi treenihistorian seurantaan. Suostumuksen peruminen tapahtuu sähköpostitse ja kuntokeskus vahvistaa perumisen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Jäsen voi pyytää rajoittamaan omien tietojensa käsittelyä. Rajoittaminen tarkoittaa sitä, että rekiserinpitäjä saa käsitellä tietojasi ainoastaan suostumuksellasi.

Vastustamisoikeus
Jäsen voi halutessaan vastustaa omien tietojensa käsittelyä. Vastustamiseen tarvitaan henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvä syy paitsi suoramarkkinoinnissa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Jos pyyntösi oikeuksiin liittyen perutaan ilman laillista perustetta, voit olla yhteydessä tietosuojavaltuutettuun.

Huomioitavaa oikeuksissa
Voit peruuttaa suostumuksesi tai käyttää aiemmin mainittuja oikeuksiasi lähettämällä meille siitä sähköpostia osoitteeseen kuntosali@foxcenter.fi Vastaamme ja reagoimme pyyntöösi 1 kuukauden kuluessa. Kuntosalin sopimuksen tekeminen vaatii henkilötietojen antamista ja jos haluat rajoittaa tai peruuttaa suostumuksesi, voi kuntosali veloittaa sinulta sopimuksen mukaisen maksun kertaveloituksella, jonka jälkeen tietosi poistetaan järjestelmästä. Kuntosalilla ei ole mahdollista tehdä sopimusta ilman henkilötietoja, sillä maksutapana on lasku.